Soluzioni personalizzate che fanno risparmiare tempo, migliorano il flusso e funzionano davvero.

L’intelligenza artificiale può trasformare il modo in cui le agenzie di traduzione (LSP) lavorano, ma non solo sul lato linguistico. Dalla creazione dei preventivi al monitoraggio dei progetti, i processi non linguistici sono spesso dove si accumulano le inefficienze. Ed è qui che l’automazione porta un impatto rapido e misurabile.
Il caso di Finking dimostra come anche piccoli strumenti possano fare una grande differenza.

La sfida dietro la richiesta

Finking, un’agenzia di servizi linguistici, ci ha contattato con una richiesta chiara: semplificare processi manuali e time-consuming senza interrompere il flusso di lavoro esistente. Sebbene esistessero soluzioni più grandi e strutturate sul mercato, queste non si adattavano alla dimensione o al ritmo delle operazioni di Finking. Ciò di cui c’era bisogno era qualcosa di leggero, adattabile e conveniente: soluzioni che potessero integrarsi senza problemi con ciò che il team stava già facendo.

Ascoltare prima di proporre

Prima di progettare qualsiasi soluzione, abbiamo preso il tempo necessario per comprendere i flussi di lavoro interni di Finking, i punti critici e la logica aziendale. L’obiettivo non era introdurre complessità, ma ridurla. Focalizzandosi sull’esperienza reale dei project manager, dei team di vendita e del personale amministrativo, siamo stati in grado di identificare quali passaggi potessero essere migliorati (o eliminati) senza compromettere la qualità o il controllo.

Tre soluzioni per un obiettivo

La collaborazione ha portato allo sviluppo e alla consegna di tre soluzioni distinte:

• Uno strumento OCR basato su IA, creato per gestire documenti personali scansionati con velocità e precisione. Questo si è rivelato particolarmente utile per i servizi B2C di Finking, dove i documenti arrivano spesso in formati non modificabili.
• Un’automazione per la generazione di preventivi e ordini di acquisto, che ha ridotto lo sforzo manuale necessario per preparare una documentazione accurata e i relativi prezzi.
• Un’automazione per la registrazione dei progetti, che ha standardizzato le voci chiave dei dati e ha supportato un migliore controllo sulla redditività e sui report operativi.

Ogni soluzione ha affrontato un collo di bottiglia specifico, bilanciando usabilità e profondità tecnica in base alla natura del compito.

Persone e tecnologia: la giusta combinazione

Creative Words ha messo insieme un team ibrido per questo progetto: esperti dell’innovazione con esperienza nelle piattaforme di automazione e professionisti con una conoscenza approfondita dei flussi di lavoro di localizzazione. Marco, il nostro AI Language Specialist, si è occupato dello sviluppo dello strumento OCR, garantendo velocità e precisione, mentre Giuseppe, il nostro Vendor Manager, ha tradotto i flussi di lavoro di Finking in sistemi automatizzati pratici. Questa collaborazione interfunzionale ha garantito che ogni strumento fosse costruito con usabilità e contesto in mente.

Risultati misurabili

I risultati sono stati immediati e concreti:
• Lo strumento OCR ha ridotto il tempo di elaborazione dei file per i documenti personali scansionati del 30%, velocizzando la preparazione dei preventivi.
• L’automazione dei preventivi ha ridotto del 20% il tempo necessario per emettere gli ordini di acquisto.
• L’automazione della registrazione dei progetti ha semplificato i controlli interni e migliorato l’efficienza, risparmiando circa il 15% del tempo dei project manager.

Insieme, questi miglioramenti hanno consentito al team di Finking di concentrarsi maggiormente su attività strategiche e a valore aggiunto, riducendo al contempo il frizione operativa.

“Le soluzioni sviluppate con Creative Words ci hanno aiutato a semplificare i processi chiave e ad ottenere un miglior controllo su tempo e risorse. È il tipo di partnership tecnologica che porta un vero valore operativo.”
Elena Finco, CEO @ Finking

Conclusione

Il caso di Finking dimostra che l’automazione non deve essere opprimente o costosa per essere efficace. Partendo dalle necessità reali e concentrandosi sull’integrazione, non sulla distruzione, siamo riusciti a fornire soluzioni che hanno funzionato fin dal primo giorno. Per le LSP di piccole e medie dimensioni, anche piccole ottimizzazioni possono portare a significativi risparmi di tempo e un maggiore controllo.

Se vuoi ottimizzare il tuo flusso di lavoro con strumenti intelligenti e facili da integrare, visita la nostra pagina per scoprire le soluzioni che fanno la differenza.